Cotizaciones, contratos y clientes
Una cuenta de organización trae tres secciones que una cuenta personal no tiene: Cotizaciones, Contratos y Clientes. Son la parte de negocio de PartyPass — lo que cobras, lo que firmaste y a quién. Este artículo explica cómo se usan hoy y cómo se conectan entre sí.
Quién puede verlas
Las tres secciones son exclusivas de las cuentas de organización: un organizador personal nunca las ve, sin importar su plan. Dentro de tu organización las ven el propietario y los administradores; a un miembro del staff no le aparecen en el menú.
Cotizaciones
Una cotización es tu propuesta para un evento: quién es el cliente, qué evento es y qué incluye. Se arma en tres pasos y puedes guardarla y seguirle después.
- 1
Cliente
Elige un cliente que ya tengas o captura uno nuevo. Si lo capturas aquí, queda guardado en Clientes sin que tengas que darlo de alta aparte.
- 2
Evento
Tipo de evento, fecha, número de invitados y lugar. Estos son los datos que después heredan el contrato y el evento.
- 3
Conceptos
Captura los conceptos con su precio. PartyPass suma el subtotal solo, le aplica la tasa de IVA que elijas y te muestra el total.
Al guardarla, la cotización recibe un folio con el año y un consecutivo — COT-2026-0001, COT-2026-0002 y así. La numeración es tuya: cada organización lleva su propia serie y empieza de nuevo cada año.
El IVA
En el paso de conceptos eliges la tasa: General (16%), Frontera (8%) o Exento (0%). La tasa se guarda en esa cotización y sólo en esa — cambiarla aquí no toca tus demás cotizaciones. Con Exento, la copia que ve tu cliente no lleva renglón de IVA y el total es igual al subtotal.
Los cuatro estados de una cotización
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | La estás armando. Puedes editarla cuanto quieras. |
| Enviada | Ya se la compartiste al cliente. Todavía se puede editar. |
| Convertida | Se volvió contrato. Es definitivo. |
| Cancelada | No va. Es definitivo. |
Compartirla con tu cliente
Cada cotización tiene una página propia con un enlace que puedes mandar por WhatsApp. Tu cliente la abre desde el teléfono, sin cuenta y sin instalar nada: ve los conceptos, el IVA, el total y el anticipo si lo pusiste.
Cuando se la mandes, usa «Marcar como enviada» para que la cotización pase de Borrador a Enviada y sepas de un vistazo cuáles ya están con el cliente. Si la marcaste por error, «Deshacer marca» la regresa a Borrador.
Contratos
Un contrato es el acuerdo cerrado: el evento, la fecha, el total y los pagos. Puedes crear uno directo o convertir una cotización, que es lo normal — al convertirla, el cliente, la fecha, el lugar y el total pasan solos.
| Estado del contrato | Qué significa |
|---|---|
| Fecha reservada | El cliente apartó la fecha. |
| Contrato firmado | Ya está firmado. |
| Completado | El evento pasó y quedó cerrado. |
| Cancelado | No se llevó a cabo. |
Control de pagos
Cada contrato lleva su propia lista de pagos. Registras cada uno con su monto, su fecha y cómo se pagó, y PartyPass te va diciendo cuánto llevas cobrado y cuánto falta. Esas dos cifras se calculan solas a partir de los pagos que registraste, así que siempre cuadran con la lista.
Clientes
Clientes es tu directorio: quién te ha contratado, con qué cotizaciones y qué contratos. Puedes capturarlos ahí o dejar que se den de alta solos cuando cotizas para alguien nuevo.
Preguntas frecuentes
No. Convertida es un estado final: la cotización queda como quedó, para que el cliente y tú tengan el mismo registro de lo que se acordó. Los cambios posteriores van en el contrato, que sí se edita.
No. Puedes hacer todas las cotizaciones y los contratos que quieras sin gastar nada. El crédito se usa hasta que publicas la invitación del evento o mandas el primer mensaje, igual que con cualquier otro evento.
En la sección Contratos del menú. En tu panel de inicio también aparecen los más recientes, junto con las cotizaciones y los próximos eventos.
Sí, mientras no esté convertida ni cancelada. Ojo con una cosa: el enlace que ya tiene tu cliente se actualiza solo, así que el total que él ve cambia en cuanto guardas. PartyPass te lo advierte al momento y te dice de cuánto a cuánto pasa, para que le avises tú antes de que lo note.
Porque esas secciones son del propietario y de los administradores. El staff trabaja dentro de los eventos —invitados, invitaciones, envíos, entrada— y no ve la parte comercial. Lo explicamos a detalle en el artículo de equipo y permisos.
En tu agenda, en la sección Eventos. El evento se crea junto con el contrato y toma su fecha y su lugar; desde ahí armas la invitación y cargas la lista de invitados.
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