Cotizaciones, contratos y clientes
Una cuenta de organización trae tres secciones que una cuenta personal no tiene: Cotizaciones, Contratos y Clientes. Son la parte de negocio de PartyPass — lo que cobras, lo que firmaste y a quién. Este artículo explica cómo se usan hoy y cómo se conectan entre sí.
Quién puede verlas
Las tres secciones son exclusivas de las cuentas de organización: un organizador personal nunca las ve, sin importar su plan. Dentro de tu organización las ven el propietario y los administradores; a un miembro del staff no le aparecen en el menú.
Cotizaciones
Una cotización es tu propuesta para un evento: quién es el cliente, qué evento es y qué incluye. Se arma en tres pasos y puedes guardarla y seguirle después.
- 1
Cliente
Elige un cliente que ya tengas o captura uno nuevo. Si lo capturas aquí, queda guardado en Clientes sin que tengas que darlo de alta aparte.
- 2
Evento
Tipo de evento, fecha, número de invitados y lugar. Estos son los datos que después heredan el contrato y el evento.
- 3
Conceptos
Captura los conceptos con su precio. PartyPass suma el subtotal solo, le aplica la tasa de IVA que elijas y te muestra el total.
Al guardarla, la cotización recibe un folio con el año y un consecutivo — COT-2026-0001, COT-2026-0002 y así. La numeración es tuya: cada organización lleva su propia serie y empieza de nuevo cada año.
El IVA
En el paso de conceptos eliges la tasa: General (16%), Frontera (8%) o Exento (0%). La tasa se guarda en esa cotización y sólo en esa — cambiarla aquí no toca tus demás cotizaciones. Con Exento, la copia que ve tu cliente no lleva renglón de IVA y el total es igual al subtotal.
Los cuatro estados de una cotización
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | La estás armando. Puedes editarla cuanto quieras. |
| Enviada | Ya se la compartiste al cliente. Todavía se puede editar. |
| Convertida | Se volvió contrato. Es definitivo. |
| Cancelada | No va. Es definitivo. |
Compartirla con tu cliente
Cada cotización tiene una página propia con un enlace que puedes mandar por WhatsApp. Tu cliente la abre desde el teléfono, sin cuenta y sin instalar nada: ve los conceptos, el IVA, el total y el anticipo si lo pusiste.
Cuando se la mandes, usa «Marcar como enviada» para que la cotización pase de Borrador a Enviada y sepas de un vistazo cuáles ya están con el cliente. Si la marcaste por error, «Deshacer marca» la regresa a Borrador.
Contratos
Un contrato es el acuerdo cerrado: el evento, la fecha, el total y los pagos. Puedes crear uno directo o convertir una cotización, que es lo normal — al convertirla, el cliente, la fecha, el lugar y el total pasan solos.
| Estado del contrato | Qué significa |
|---|---|
| Fecha reservada | El cliente apartó la fecha. |
| Contrato firmado | Ya está firmado. |
| Completado | El evento pasó y quedó cerrado. |
| Cancelado | No se llevó a cabo. |
Control de pagos
Cada contrato lleva su propia lista de pagos. Registras cada uno con su monto, su fecha y cómo se pagó, y PartyPass te va diciendo cuánto llevas cobrado y cuánto falta. Esas dos cifras se calculan solas a partir de los pagos que registraste, así que siempre cuadran con la lista.
Clientes
Clientes es tu directorio: quién te ha contratado, con qué cotizaciones y qué contratos. Puedes capturarlos ahí o dejar que se den de alta solos cuando cotizas para alguien nuevo.
Preguntas frecuentes
No. Convertida es un estado final: la cotización queda como quedó, para que el cliente y tú tengan el mismo registro de lo que se acordó. Los cambios posteriores van en el contrato, que sí se edita.
No. Puedes hacer todas las cotizaciones y los contratos que quieras sin gastar nada. El crédito se usa hasta que envías la invitación del evento a sus invitados por primera vez, igual que con cualquier otro evento.
En la sección Contratos del menú. En tu panel de inicio también aparecen los más recientes, junto con las cotizaciones y los próximos eventos.
Sí, mientras no esté convertida ni cancelada. Ojo con una cosa: el enlace que ya tiene tu cliente se actualiza solo, así que el total que él ve cambia en cuanto guardas. PartyPass te lo advierte al momento y te dice de cuánto a cuánto pasa, para que le avises tú antes de que lo note.
Porque esas secciones son del propietario y de los administradores. El staff trabaja dentro de los eventos —invitados, invitaciones, envíos, entrada— y no ve la parte comercial. Lo explicamos a detalle en el artículo de equipo y permisos.
En tu agenda, en la sección Eventos. El evento se crea junto con el contrato y toma su fecha y su lugar; desde ahí armas la invitación y cargas la lista de invitados.
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