Crear y administrar tu evento
El evento es el contenedor de todo lo demás en PartyPass: la invitación, la lista de invitados, los pases QR, las mesas y las fotos cuelgan de él. Crearlo es gratis y toma menos de un minuto, pero hay una decisión que conviene tomar con calma — la fecha — porque en cuanto sale la primera invitación deja de poder cambiarse.
Crear el evento
Si organizas tu propio evento, el formulario aparece solo: al terminar de verificar tu número caes directo en él. Si vuelves después y todavía no tienes un evento, lo vuelves a ver al entrar a tu panel.
El formulario
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Nombre del evento
Cómo lo vas a reconocer tú dentro de la plataforma — "Boda Ana y Luis", "XV de Regina". No es el texto de la invitación, ese lo defines aparte en el editor.
El formulario completo. Solo el nombre, la fecha y la cantidad son obligatorios. - 2
Fecha y hora
La fecha es obligatoria; la hora es opcional y se elige en bloques de 15 minutos. La zona horaria se toma automáticamente de tu dispositivo, así que crea el evento desde el lugar donde vives o revisa que la hora se vea bien después.
- 3
Número de invitados
Tu cálculo de cuánta gente va a ir. No tiene que ser exacto — es una estimación para dimensionar el evento — pero sí define qué plan vas a necesitar cuando llegue el momento de enviar.
- 4
Lugar (opcional)
Si todavía no cierras el salón puedes dejarlo vacío y agregarlo después. Eso sí: solo puedes agregarlo antes del primer envío.
El panel del evento
Al guardar entras al panel. Arriba tienes los datos del evento con la cuenta regresiva de días que faltan, y debajo una fila de indicadores — confirmados, pendientes, mesas asignadas, proveedores y porcentaje pagado — que se van llenando conforme avanzas.
Después viene el checklist "Progreso del evento", que te marca lo que falta en el orden en que conviene hacerlo:
- Agrega invitados — carga tu lista, uno por uno o en bloque.
- Diseña tu invitación y pase — el editor de la invitación y el del pase QR.
- Acomoda a tus invitados — la distribución de mesas y la asignación de lugares.
- Envía invitaciones — el envío por WhatsApp.
Más abajo están las tarjetas de cada área, cada una con su estado a la vista: Invitados, Invitación (en Borrador o Publicada), Pase QR, Acomodo, Proveedores, Escáner de entrada y Fotos del evento. La del escáner trae el código de 4 dígitos y la liga que le pasas a quien reciba en la puerta. Las funciones que tu plan todavía no incluye aparecen marcadas, y al tocarlas te llevan a la pantalla de planes en lugar de esconderse.
Cuándo se paga
El cobro se activa en dos momentos: al publicar la invitación y al enviar el primer mensaje. Cuando llegas a cualquiera de los dos, PartyPass revisa si el evento ya está pagado o si te quedan créditos sin usar. Si tienes crédito disponible se usa uno solo y sigues de largo sin volver a pagar; si no, te lleva a elegir plan.
Editar el evento
Mientras no hayas enviado ninguna invitación puedes cambiar todo. Después del primer envío la mayoría de los datos quedan congelados de forma permanente:
| Dato | ¿Se puede cambiar después del primer envío? |
|---|---|
| Nombre del evento | Sí, siempre. |
| Fecha y hora | No. Queda fija. |
| Zona horaria | No. |
| Número de invitados | No. |
| Lugar / salón | No. |
| Lista de invitados, invitación, mesas | Sí — lo que se congela son los datos del evento, no su contenido. |
Eliminar el evento
Puedes eliminar un evento siempre y cuando no hayas enviado ninguna invitación. Si el evento ya estaba pagado, el crédito regresa a tu cuenta y lo puedes usar en otro evento. Una vez que sale el primer mensaje el evento ya no se puede eliminar — tus invitados ya tienen su invitación y sus pases, y quitarles el acceso desde atrás causaría más problemas de los que resuelve.
Si eres coordinador
Los coordinadores trabajan con paquetes de varios eventos en lugar de uno solo, y crean cada evento contra el paquete que corresponda. El resto — el panel, las reglas de edición y el bloqueo tras el primer envío — funciona exactamente igual.
Crea tu evento y arma la invitación sin pagar nada.
Empezar ahoraPreguntas frecuentes
Antes de enviar la primera invitación, sí, las veces que quieras. Después del primer envío la fecha queda fija de forma permanente y no se puede modificar desde la plataforma. Si ya enviaste y de verdad necesitas moverla, escríbenos por WhatsApp al +52 639 175 0101.
Si todavía no has enviado invitaciones, el evento se elimina y el crédito regresa a tu cuenta para que lo uses en otro. Si ya enviaste, el evento no se puede eliminar.
Porque llegaste al tope de tu plan. El límite se mide sumando los lugares de tu lista, no los renglones: cinco invitados con dos lugares cada uno cuentan como diez. Si necesitas más, puedes subir de plan desde el mismo evento.
No. Crear el evento, diseñar la invitación, cargar a tus invitados y acomodar las mesas es gratis. Solo se paga al publicar la invitación o al enviarla por WhatsApp.
Si aún no has enviado invitaciones, la editas desde los datos del evento. Toma en cuenta que la zona horaria se toma de tu dispositivo al crear el evento, así que si lo creaste viajando puede verse corrida.
Si organizas tu propio evento, tu panel te lleva siempre al evento más reciente, así que en la práctica trabajas uno a la vez. Los coordinadores de salones y wedding planners sí manejan varios eventos en paralelo desde su panel de organización.
¿Esto no resolvió tu duda?
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